مقاله آشنایی با بانک اطلاعاتی Access

مقدمه:
در دنیای امروز که حجم اطلاعات با سرعتی چشمگیر در حال افزایش است، شیوه های سنتی نگهداری داده ها دیگر پاسخگوی نیازهای گوناگون نیستند و ساختارهای منظم تر برای ذخیره سازی، سازماندهی و بازیابی اطلاعات جایگزین روش های پراکنده گذشته شده اند. در این میان، نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده به عنوان بخشی مهم از محیط های کاری رایانه ای شناخته می شوند و نقش تعیین کننده ای در نظم بخشی به داده ها ایفا می کنند. نرم افزار Microsoft Access یکی از شناخته شده ترین ابزارها در این حوزه به شمار می رود که با گذر زمان و ارائه نسخه های جدیدتر، قابلیت های گسترده تری نسبت به نسخه های ابتدایی خود پیدا کرده و امکان کار با داده ها را در محیطی ساختارمند فراهم ساخته است.

شناخت مفهوم بانک اطلاعاتی نخستین گام برای درک جایگاه Access محسوب می شود. بانک اطلاعاتی در ساده ترین تعریف، مجموعه ای سازماندهی شده از اطلاعات مرتبط است که با هدفی مشخص گردآوری و نگهداری می شوند. این اطلاعات می توانند شامل فهرست مشتریان، اسناد مالی، نامه ها، مشخصات محصولات یا هر نوع داده ای باشند که نیاز به دسته بندی و دسترسی منظم دارند. حتی بسیاری از ساختارهای رایج در رایانه، مانند پوشه بندی اسناد یا فهرست های میانبر، نمونه هایی ساده از سازماندهی داده به شیوه ای مشابه بانک اطلاعاتی به شمار می روند. با افزایش حجم داده ها، نیاز به سیستمی منسجم برای مدیریت ارتباط میان اطلاعات مختلف بیش از پیش آشکار می شود.

در چنین شرایطی، سیستم های مدیریت پایگاه داده یا DBMS مطرح می شوند؛ سامانه هایی که امکان تعریف، ذخیره سازی، بازیابی و کنترل داده ها را در قالبی استاندارد فراهم می کنند. این سیستم ها به گونه ای طراحی شده اند که بتوان میان مجموعه های مختلف اطلاعات ارتباط برقرار کرد، صحت داده های ثبت شده را سنجید و سطح دسترسی کاربران را مدیریت نمود. ساختارهای مدرن مدیریت داده عمدتاً بر پایه الگوی رابطه ای شکل گرفته اند؛ الگویی که در آن اطلاعات در جدول هایی مجزا اما مرتبط ذخیره می شوند و هر جدول تنها به یک موضوع مشخص اختصاص دارد. این شیوه باعث کاهش تکرار داده ها و افزایش انسجام اطلاعات می گردد.

در پایگاه داده رابطه ای، جدول ها از ستون ها و ردیف ها تشکیل می شوند. هر ستون بیانگر یک ویژگی خاص از داده است و هر ردیف نماینده نمونه ای مشخص از آن موضوع محسوب می شود. ارتباط میان جدول های مختلف از طریق مقادیر مشترک برقرار می گردد و این ارتباط امکان ترکیب اطلاعات پراکنده را در قالب نتایجی یکپارچه فراهم می آورد. مفاهیمی مانند رابطه، مشخصه، نمونه، ارتباط و پیوند جدول ها، عناصر بنیادینی هستند که ساختار منطقی بانک های اطلاعاتی رابطه ای را شکل می دهند و مبنای عملکرد نرم افزارهایی نظیر Access قرار می گیرند.

قابلیت های موجود در یک سیستم مدیریت پایگاه داده رابطه ای تنها به ذخیره اطلاعات محدود نمی شود، بلکه تعریف نوع داده ها، نحوه ارتباط میان آنها و قوانین صحت سنجی نیز بخشی از این ساختار را تشکیل می دهد. علاوه بر این، امکان جست و جو، مرتب سازی، پالایش، به روزرسانی یا حذف داده ها در قالب عملیات مختلف فراهم است و می توان مجموعه های اطلاعاتی جدیدی بر اساس داده های موجود ایجاد کرد. چنین ویژگی هایی موجب می شود داده ها نه تنها نگهداری شوند، بلکه در قالبی پویا و قابل پردازش جریان داشته باشند.

نرم افزار Microsoft Access در چارچوب همین مفاهیم طراحی شده و به عنوان یک سیستم مدیریت پایگاه داده رابطه ای، ابزارهایی برای تعریف ساختار داده، دستکاری اطلاعات و کنترل دسترسی ارائه می دهد. محیط گرافیکی آن امکان ایجاد جدول ها، فرم ها، گزارش ها و پرس و جوها را فراهم می سازد و ترکیب این اجزا بستری منسجم برای سازماندهی داده ها ایجاد می کند. همچنین Access فراتر از یک مخزن داده عمل کرده و قابلیت توسعه برنامه های کاربردی مبتنی بر داده را در خود جای داده است؛ قابلیتی که آن را به ابزاری قابل توجه در میان نرم افزارهای پایگاه داده رومیزی تبدیل کرده است.

گسترش کاربرد رایانه در فعالیت های اداری، مالی و اطلاعاتی سبب شده انتخاب یک سامانه مناسب برای مدیریت داده اهمیت بیشتری پیدا کند. تصمیم گیری درباره استفاده از نرم افزارهای بانک اطلاعاتی زمانی مطرح می شود که حجم اطلاعات، تنوع ارتباطات میان داده ها و نیاز به نظم ساختاریافته از حد روش های ساده فراتر می رود. در چنین فضایی، Access به عنوان نمونه ای شناخته شده از ابزارهای مدیریت پایگاه داده، جایگاهی مشخص در میان راهکارهای موجود پیدا کرده و مسیر ورود به دنیای سازماندهی ساختارمند اطلاعات را ترسیم می کند.

فهرست مطالب
آشنایی با نرم افزار ACCESS
بانک اطلاعاتی چیست؟
بانک های اطلاعاتی رابطه ای
چند اصطلاح مربوط به بانک اطلاعاتی/ پایگاه داده های رابطه ای
قابلیت های یک بانک اطلاعاتی
Access مایکرو سافت به منزله یک RDBMS
تعریف داده ها و ذخیره سازی
دستکاری داده ها
کنترل داده ها
Microsoft Access به منزله یک سیستم توسعه کاربردی
تصمیم گیری برای استفاده از نرم افزار بانک اطلاعاتی
دلایل سوئیچ کردن به یک بانک اطلاعاتی