مقاله درباره طراحی سازمان

مقدمه:
طراحی سازمان درست در همان نقطه ای شکل می گیرد که ساختار، انسان ها و فناوری با واقعیت های متغیر محیط روبه رو می شوند. هر سازمان، فارغ از اندازه و حوزه فعالیت، زمانی ناچار می شود درباره شیوه چیدمان واحدها، مسیر جریان اطلاعات، سطح اختیارات و نحوه هم افزایی نیروها تصمیم بگیرد. این تصمیم یک انتخاب گذرا نیست؛ بنیانی است که شیوه اندیشیدن، رفتار و نتایج آینده را شکل می دهد. به همین دلیل، طراحی سازمان به عنوان یک فرآیند هدفمند مطرح می شود؛ فرآیندی که تلاش می کند ساختار را به گونه ای بسازد که بیشترین همخوانی را با مأموریت، استراتژی و فرهنگ درونی داشته باشد.

نگاهی به تاریخ سازمان ها نشان می دهد که شکل گیری ساختارهای رسمی بیشتر تحت تأثیر الگوهای نظامی و بوروکراتیک بوده است. سلسله مراتب، دستور، کنترل، و تقسیم دقیق وظایف، پایه اصلی بسیاری از سازمان های مدرن را ساخته است. این الگو، نظم و پیش بینی پذیری را به همراه آورده؛ اما همزمان محدودیت هایی نیز ایجاد کرده است. زمانی که تنوع فعالیت ها افزایش می یابد، بازارها پویا می شوند و فناوری مرزها را از میان برمی دارد، ساختارهای خشک توان پاسخگویی کافی ندارند. از همین جا ضرورت بازاندیشی در طراحی سازمانی پیش رو قرار می گیرد.

طراحی سازمان، فقط ترسیم نمودار و تعیین عنوان سمت ها نیست. موضوع اصلی، هماهنگ کردن انسان ها، اطلاعات و تکنولوژی در مسیری واحد است. هنگامی که نقش ها شفاف می شوند، ارتباطات کوتاه تر می گردد و تصمیم ها در جای درست گرفته می شوند، احتمال دستیابی به اهداف افزایش پیدا می کند. در مقابل، ساختارهای مبهم باعث دوباره کاری، تعارض پنهان، کندی تصمیم گیری و فرسایش انرژی می شوند. بنابراین، کیفیت طراحی سازمانی مستقیماً با کیفیت عملکرد بلندمدت پیوند دارد.

یکی از پرسش های بنیادین در این حوزه به «یکسان نبودن سازمان ها» باز می گردد. هر مجموعه، فرهنگ، ارزش ها، مهارت ها و انتظارات خاص خود را دارد. هدف ها نیز مشابه نیستند؛ برخی بر نوآوری تمرکز دارند، برخی بر کارایی و برخی بر تجربه مشتری یا مسئولیت اجتماعی. در چنین شرایطی، نسخه واحد برای همه سازمان ها معنایی ندارد. انتخاب ساختار باید با ماهیت کار، نوع خروجی، میزان عدم قطعیت محیط و ویژگی نیروی انسانی همخوانی داشته باشد. همین تفاوت هاست که طراحی سازمان را از یک الگوی ثابت به یک فرآیند اندیشیده و پویا تبدیل می کند.

هنگامی که از سیستم های سلسله مراتبی سخن گفته می شود، موضوع فقط چیدن لایه های مدیریتی نیست. قواعد، سیاست ها و دستورالعمل ها ابزارهایی هستند که رفتارها را هدایت می کنند. اما اگر این ابزارها بیش از حد رسمی و غیرشخصی شوند، خلاقیت محدود می شود و فاصله میان تصمیم گیرندگان و اجرا کنندگان افزایش می یابد. در مقابل، ساختارهای انعطاف پذیرتر می توانند فرصت تبادل ایده، تجربه اندوزی و سازگاری با تغییرات را بیشتر کنند، البته به شرطی که نظم و مسئولیت پذیری از میان نرود. ظرافت طراحی دقیقاً در یافتن همین تعادل نهفته است.

طراحی سازمان همچنین با پرسش های مهمی درباره جریان اطلاعات گره می خورد. اینکه چه کسی به چه داده ای دسترسی دارد، گزارش ها چگونه منتقل می شوند و چه زمانی نیاز به تصمیم گیری جمعی وجود دارد، همگی بر سرعت و کیفیت عملکرد اثر می گذارند. تکنولوژی در این میان نقش پررنگی دارد و می تواند فاصله ها را کاهش دهد، اما بدون ساختار روشن، حتی پیشرفته ترین ابزارها هم کارآمد نخواهند بود.

فهرست مطالب:
طراحی سازمان چیست؟
پروسه ای برای بهبود احتمال موفقیت یک سازمان
سیستمهای سلسله مراتبی
فرایند طراحی
هدف از سازمان دهی